人間の理解

【❹組織におけるコミュニケーション】ブレーンストーミングの4原則 vol.360

こんにちは。介護ラボのkanaです(^▽^)/。今日は「人間の理解」の中から『組織のコミュニケーション技術』について。今日は4回目で、全部で5回にわけてまとめていきます。

報告・連絡・相談と集団討議の傾向

Contents

1.組織において求められるコミュニケーション
 1⃣報告・連絡・相談する
 2⃣集団で話し合う(集団討議)
  ●集団討議の傾向
 3⃣ブレーンストーミング
  ●ブレーンストーミングの4原則
 4⃣プレゼンテーション
  ●援助場面でのプレゼンテーション活用例

1.組織において求められるコミュニケーション

1⃣報告・連絡・相談する

報連相とは??

組織において、情報の流れを円滑にするために欠かせないのが「報連相(ほうれんそう)」と呼ばれている、報告・連絡・相談です。組織やチーム内で、メンバーが互いの業務の進捗や経過について「連絡」し合い、判断に迷ったときは「相談」し、業務が完了したら「報告」することで、メンバー間の意思疎通が良くなります

「報告」「連絡」「相談」は、上司や先輩職員、同僚と良好な関係を保ち、コミュニケーションを促す手段としても重要です。

  • 報告:部下から上司へ、あるいは後輩職員から先輩職員へ、必要な情報を伝えること
  • 連絡:必要な情報を相互に通知すること。報告は、例えば部下から上司へという流れで、一方向に行われるが、連絡は上司や部下にかかわらず相互に行うものといえる
  • 相談:上司や先輩職員、同僚などから、参考意見や助言を貰うこと

2⃣集団で話し合う(集団討議)

組織では、様々な会議が開催されています。会議は、情報や意見を交換したり、共通理解を図ったり、集団で討議して物事を決めたりする場です。

会議では、「経営・管理部門」のメンバーの意思決定事項が上意下達のトップダウンで、他部門のメンバーに通達されることもありますが、メンバー全員の理解と合意が必要な場合には、意思決定や問題解決のプロセスに「現場部門」のメンバーが参加することもあります。

会議に積極的に参加するためには、情報を提供したり、発言・提案したりするための伝える力が求められます。同時に、他の参加者からの情報や意見に耳を傾けて理解するための受け止める力も必要です。

一般に、メンバーが1人で考えるより、複数のメンバーが情報や意見を交換したり、知恵を出し合ったりして討議する方が、より優れた解決法が得られるでしょう。しかし、集団討議では、下記のような傾向に注意する必要があります。

●集団討議の傾向
  • 集団極性化集団で意思決定すると、個人が1人で行う場合と比べて、決定がより極端な方向へ移動する現象。決定内容がよりリスクの高いものとなるリスキーシフトや、逆により安全志向に傾くコーシャスシフト傾向がある。
  • 集団浅慮集団で意思決定するとき、多様な意見を十分評価することなく、集団としての意見の一致を求めることを優先させてしまい、安直な考え方をしてしまう現象。とくに、手段が強い凝集性を持っているときに、集団浅慮が強くはたらく傾向がある。

3⃣ブレーンストーミング

ブレーンストーミングとは?

メンバーそれぞれが持っている知恵や情報を出し合い、互いに啓発し合って新しい独創的なアイディア、創造性を開発しようとする方法を「ブレーンストーミング(BS)」といいます。

ブレーンストーミングは、組織において最も多く用いられている拡散的思考の技法ですが、元々はアイディアを開発するために考案された方法です。

拡散的思考とは?

アイディアや問題点を発展させていく発想のこと。それに対して、拡散的思考で出されたアイディアや問題点を整理し、まとめようとするのが収束的思考である。

最初から質の高いアイディアを出さなければならないと考えてしまったり、他のメンバーから批判されるのではないかとプレッシャーを感じてしまったりすると、自由な発想が制約されてしまいます。

そのような制約を外して話し合うためには、メンバー1人ひとりが、下記の4つの原則を意識することが必要です。

●ブレーンストーミングの4原則
  • 批判厳禁:その場で良い悪いの判断や批判をしない
  • 自由奔放:常識にとらわれず自由に発想する
  • 多量提案:アイディアの質より量を求める
  • 便乗発展:他人のアイディアを参考に連想発想を促進する

4⃣プレゼンテーション

プレゼンテーションとは?

ある特定の目的に基づいて、効果的に情報を伝達し、その結果として判断や意思決定をしてもらうための動機づけを行うコミュニケーションの方法を「プレゼンテーション」といいます。

次項のように、組織内外の様々な場面でプレゼンテーションが活用されています。

プレゼンテーションでは、限られた時間の中で、

  • わかりやすく
  • 効果的に

情報を伝える能力が求められます。

●援助場面でのプレゼンテーション活用例

組織内における活用例と組織外における活用例

【組織内における活用例】
チームや組織のメンバーに対して
➡より良いサービスの提供や、効果的なケースへの対応を提案するために、ケース概要を紹介し、自分の考え、意見、評価結果などを報告・発表する
理事会などの組織の経営管理部門に対して
➡現場の活動に対する理解や支援を得るために、現場の意見や必要な情報などを報告したり、採用してほしい新しい取り組みや企画を提案したりする

【組織外における活用例】
地域の住民や組織に対して
➡サービスの利用者や対象者はもちろん、地域の住民一般市民に対して、自分たちの組織の実践や運営に関して理解や支援を得るために、組織の目的や目標、提供しているサービス内容や活動内容、評価実績などを説明する

ただ一生懸命に自分の考えや思いを伝えるだけでは、効果的なプレゼンテーションとはいえません。

プレゼンテーション・4つの側面

❶【身体の側面
アイコンタクト、姿勢、身振り
❷【視覚の側面
・ビジュアル・エイド(説明する内容を視覚的によりわかりやすく示す視覚資料のこと。プレゼンテーションではパソコンを使い、パワーーポイントで図表や写真、グラフなどを示すことが多い)
・ハンドアウト(説明する内容をまとめた配布用の文書のこと)
❸【構成の側面
導入部、主要部、結部
❹【口述の側面
口調、発音、声の大きさや強弱

➡この4つが揃うことで「効果的なプレゼンテーション」を行うことが出来る。

聞き手に共感してもらい、判断や意思決定のための動機づけをするためには、上記の4つの側面を意識してプレゼンテーションを行うことが大切です。

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